Come evitare di buttare toner di scorta mai aperti anche se la stampante ti si è rotta all’improvviso e non potevi prevederlo, una volta per sempre…

di | Luglio 8, 2020

TonerSicuramente almeno una volta ti è successo…

avevi appena fatto scorta di toner ma la tua stampante, che era ormai diventata la tua fidata compagna di battaglie… ti ha abbandonato… proprio sul più bello!

E come fargliene una colpa… probabilmente l’hai sfruttata fino all’ultimo, e di più, povera non poteva fare… quindi ti ritrovi con un toner o più toner nuovi, sigillati, di cui non sai cosa fartene…

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E così fai finta di niente e te lo dimentichi lì in magazzino, o nell’armadio… dove tieni i tuoi toner!

Perché buttarlo via ti dispiace, è nuovo cavoli!

Ora ti chiedo… secondo te è possibile evitare tutto questo!?

La risposta è! Sì, Sì e ancora Sì!

Per farti capire meglio, ti racconto questa breve storia che mi è capitata a metà del 2019 con un cliente importante…

Vengo contattato per effettuare uno dei nostri CHECK UP di stampa,

appena mettiamo il naso dentro la struttura, ci rendiamo conto che la situazione è veramente disastrosa…

Si parla di circa 350 macchine per un totale di 7 Marche diverse e poco meno di 100 modelli di stampante diversi, praticamente non si erano fatti mancare niente!

Essendo una struttura grossa e non organizzata sotto quest’ambito, avevano creato un’inefficienza clamorosa acquistando ogni volta modelli diversi di stampanti, senza valutare assolutamente nulla, la stampante che trovavano in offerta la compravano…

Questo atteggiamento crea problemi quando le stampanti sono ¾ figuratevi quando sono 350!!

Purtroppo come spesso succede, l’ufficio informatico (IT) si occupava di acquistare le macchine, l’ufficio acquisti si occupava invece di acquistare i toner e le parti di ricambio…

Situazione classica di una struttura grande ma non ottimizzata…

L’ufficio acquisti aveva tentato nel corso degli anni dei timidi tentativi nei confronti dell’ufficio IT, per cercare almeno di unificare il BRAND o alcuni modelli di macchine… ma ahimé senza nessun risultato!!

Questa situazione protratta a lungo aveva creato un vero disastro!

Andai al primo incontro e il capo supremo ufficio acquisti fu perentorio…

“Io non so quanto spendiamo, non so quante macchine abbiamo, non so come vengono acquistate e da chi… praticamente buio totale!

So però che ora calcoleremo la nostra spesa attuale in toner, e se la vostra proposta costerà 1 euro in più non verrà considerata…”

Ci mettiamo subito al lavoro e procediamo con i primi passi del CHECK-UP di stampa, e girando fisicamente la struttura ci accorgiamo che la situazione era ben peggiore di quanto pensassimo:

-Molte macchine acquistate erano sottodimensionate per l’utilizzo che dovevano fare

-Molte macchine erano sovradimensionate per le poche stampe che facevano, ma erano state prese per accontentare l’operatore capriccioso che richiedeva una macchina magari in formato A3 a colori ma in realtà non ne aveva assolutamente bisogno, se non in maniera veramente saltuaria

-Su molti dispositivi monocolore venivano inseriti toner d’importazione cinese tossici

-Una situazione di malcontento generale per i continui problemi delle macchine

-Critiche feroci da parte di alcuni operatori per i toner di pessima qualità che gli venivano forniti

Ma la cosa peggiore successe quando ci siamo recati al magazzino e abbiamo parlato con il responsabile…

-Ci confidò che la situazione era totalmente fuori controllo e ci ha mostrato la stanza dove stoccavano i toner…

Ricordo bene che era una sorta di ala del magazzino abbastanza grande, interamente dedicata ai toner, e ne avevano davvero per tutti i gusti e per tutte le marche… sembrava un magazzino di un rivenditore, non di un cliente!

Il responsabile ci confidò che lui aveva provato negli ultimi anni a far capire che questa gestione era una follia ma nessuno l’aveva mai voluto ascoltare e gli è stato risposto più volte…

di fare il suo lavoro che ad acquistare stampanti e toner c’erano persone specializzate e preposte!

Quello che ci ha poi confidato aveva dell’incredibile…

“Non dovrei dirvelo… ma giusto l’anno scorso ho fatto il punto dei toner che avevamo a magazzino e che non venivano movimentati… ho fatto presente che la quasi totalità dei modelli di stampante dove questi toner dovevano essere montati, non li avevamo più, e il valore di questi toner era circa di 60.000 Euro!

E sa cosa ho dovuto fare?

Abbiamo messo una persona per 2 giorni consecutivi… ad aprire scatole, togliere il toner dalla plastica e buttare il toner del box di smaltimento… ci è costato alcune migliaia di euro smaltire tutti quei toner, nuovi, mai aperti!

Una vera follia!!!”

Questa storiella ovviamente il capo supremo dell’ufficio acquisti se ne era ben guardato dal raccontarmela anche se ne era sicuramente a conoscenza…

Questo cliente anche se avesse speso il 10/20% in più (cosa che ovviamente non sarebbe successa) ma avrebbe solo eliminato le inefficienze e le scorte di magazzino avrebbe risparmiato decine di migliaia di euro all’anno…

Oltre a risparmiare veramente moltissimi soldi, con il nostro servizio avrebbe:

-STAMPANTI NUOVE E DI NUOVA GENERAZIONE

-ASSISTENZA INCLUSA

-INVIO DEI CONSUMABILI AUTOMATICO SENZA BISOGNO DI ORDINARLI

-UTILIZZO SOLO DI TONER ORIGINALI CERTIFICATI

-PARTI DI RICAMBIO ORIGINALI INCLUSE

-SMALTIMENTO TONER INCLUSO

-AZZERAMENTO DELLE SCORTE DI MAGAZZINO

E credetemi non è un caso isolato… magari non questi numeri ma la cosa è molto frequente!!!

Ahimè ho scritto avrebbe risparmiato…….. 

perché il cliente ha interrotto tutto…

Non ha voluto neanche visionare l’analisi e la nostra proposta… comunicandoci che non era più nelle priorità in quanto la direzione aveva attenzionato altre categorie merceologiche da ottimizzare!

E quindi?

E quindi il cliente continua ad acquistare stampanti sbagliate e a collezionare toner a magazzino!

Quale è la morale della storia che ti ho appena raccontato….

La morale è che affidandoti a uno specialista del settore è possibile evitare questa situazione partendo dalla radice…

Non esisterà più un toner nuovo sigillato e buttato…

Non esisterà più una stampante errata per l’utilizzo che deve fare…

Non esisteranno più stampe sporche e rigate per l’utilizzo di toner cinesi tossici…

Non esisteranno più stampanti ferme per un’assistenza inesistente o scadente…

Non esisteranno più stampanti acquistate a stock senza criterio…

Non esisteranno più magazzini occupati da toner non necessari…

Ti starai magari chiedendo…

Ma io ho solo 1/2/3 stampanti, non è il mio caso…

E invece ti sbagli!

E’ proprio sui piccoli numeri che l’incidenza del risparmio è maggiore, perché si può fare un’analisi attenta e puntuale, e sì va ad ottimizzare al 100% le macchine per l’utilizzo che devi fare!

Su una struttura da 350 macchine è impossibile ottimizzare tutto, vanno fatte delle scelte macro sui modelli per uniformare il più possibile, in questi casi con grandi strutture è uniformando che crei efficienza…

Sui clienti con meno di 10 dispositivi invece l’analisi può essere molto più precisa e puntuale, creando quindi il maggior risparmio possibile!

Quindi se vuoi approfondire vedendo se per te è possibile ottimizzare i costi migliorando il servizio contattami!

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