I 5 campanelli d’allarme che il tuo fornitore di noleggio stampa ti sta spennando come un pollo!

di | Maggio 21, 2020

Senza che tu ne abbia il minimo sospetto…

Pollo Spennato

Quante volte girando dai vari clienti mi sento dire che hanno già un fornitore di noleggio molto attento, e che visto che sono clienti fidelizzati da diversi anni hanno trattamenti di favore, con prezzi competitivi!

Quando poi però andiamo nel dettaglio e analizziamo bene costi e condizioni contrattuali, quasi sempre saltano fuori delle amare sorprese, con fornitori che a detta dei clienti passano da essere attenti e competitivi, a incompetenti e approfittatori in un minuto!

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Ovviamente non dico che sia sempre così per tutti, ma con la maggior parte dei rivenditori locali questa cosa l’ho vista succedere decine di volte!

La cosa più brutta è vedere negli occhi del cliente quella faccia disorientata, quando si rende conto che il suo fornitore tanto difeso e tanto protetto in realtà se ne è approfittato per molti anni, spillandogli soldi inconsapevolmente, e mostrando uno splendido sorriso quelle poche volte che si è fatto vedere in ufficio!

E se un bel giorno scopri che il tuo fornitore ti ha sottratto volontariamente migliaia di euro negli ultimi anni? 

E se approfondendo scopri che magari potevi spendere la metà di quello che hai speso avendo un servizio migliore?

Come ti sentiresti?

Magari in quello momento ti recrimini di essere stato poco attendo, superficiale… 


Ma la verità è che non è colpa tua… con le 1000 cose a cui devi pensare ogni giorno, la gestione delle stampanti e l’onestà del tuo fornitore è una cosa che deve essere garantita e certa!

Ecco allora perché oggi voglio pararti dei 5 campanelli d’allarme che ti permetteranno di “alzare le antenne” e di capire se il tuo fornitore si sta approfittando di te.

Alcuni di questi punti nessun fornitore te li svelerà mai, perché ahimé in questo settore spesso vige la regola che “se ci mangiamo tutti su sta cosa, perché dobbiamo tirarci il martello sui piedi da soli??
Meglio non dire nulla no??…”

E invece no… è proprio quello che io combatto fin dal primo giorno in cui sono entrato in questo settore, la massima trasparenza dei costi contrattualizzati ai clienti, di modo che veramente ci possano essere ZERO SORPRESE!

Veniamo al primo punto:

1) DURATA CONTRATTUALE DEFINITA

Questo è uno di quelle casistiche che trovo veramente ogni giorno!

E’ usanza nei contratti di molti fornitori locali non inserire una data di fine contratto…

Le casistiche più diffuse sono 2:

  • Contratti che si auto-rinnovano all’infinito

Nel primo caso ipotizziamo che io sottoscriva oggi un contratto di noleggio per una stampante multifunzione con la durata di 5 anni, quindi 60 mesi…

Questi 60 mesi non sono a caso… è esattamente il periodo temporale in cui il fornitore spalma il costo della macchina al cliente (in alcuni casi con l’aggiunta del pacchetto assistenza)

Al termine di questi 60 mesi, il cliente ha pagato interamente la macchina e quindi dovrebbe sedersi al tavolo con il proprio fornitore per decidere insieme cosa fare:

1) Rinnovare il contratto a condizioni migliorative mantenendo la stessa macchina (perché magari giustamente è ancora in ottimo stato)

2) Procedere con il rinnovo tecnologico cambiano quindi con una macchina di nuova generazione che ovviamente porta innumerevoli vantaggi come costi copia inferiori, consumi ridotti ecc…

E’ invece consuetudine nella maggior parte dei casi, inserire nel contratto delle clausole di auto-rinnovo che se nei 12/6/3 mesi prima della scadenza, il cliente non ha comunicato tramite Pec o Posta Raccomandata la disdetta contrattuale, questo si rinnova in automatico magari per 1/3 o addirittura 5 anni in alcuni casi!

Senza cambiare nulla! Senza variare nulla! Follia pura!

E’ come se tu prendessi una automobile a noleggio e dopo 5 anni rinnovassi il contratto di noleggio di quella auto per altri 5 anni alle stesse condizioni!

Lo faresti?

Non credo proprio…

Dopo 5 anni alla stessa cifra voglio appoggiare il mio fondo schiena sul modello nuovo fiammante! Non esiste che continuo a pagare la stessa rata per un auto già vecchia di 5 anni no?

E perché con le stampanti questo è lecito ed è normale? Non l’ho mai capito sinceramente… ma è così!

Quindi mi raccomando, verifica che il tuo contratto non si rinnovi in automatico all’infinito!

Vediamo invece il secondo caso

  • Contratti che hanno una durata minima stabilita ma non una scadenza

Questa è una finezza che ho trovato da diversi fornitori locali in questi anni…

Facciamo un esempio…

Oggi firmi un contratto per una nuova stampante multifunzione A3 per 60 mesi, e come abbiamo visto sopra, questa tempistica dei 5 anni non è messa a caso.. è proprio il periodo temporale in cui il fornitore spalma il costo della macchina al cliente.

Il fornitore però ti specifica bene che la durata contrattuale è 5 anni, ma in maniera leggera sorvola il fatto che nel contratto è indicata una durata minima di 5 anni, non un termine a 5 anni!

Questo cosa significa?

Alla fine di questi 5 anni cosa succede?

Semplicissimo! Non succederà nulla, continuerai a pagare il canone pieno all’infinito finché qualcuno come me non ti fa venire il dubbio che questa cosa non è proprio così normale!

Recentemente ho trovato da un povero cliente ignaro, un contratto di 12 anni che continuava a pagare in maniera regolare senza che nulla fosse accaduto!
Da 12 anni il suo fornitore continuava a fargli pagare la macchina come se fosse nuova… in pratica l’aveva pagata quasi 2 volte e mezzo!

Follia!

Quindi ricorda…

Controlla che il tuo contratto abbia una data di inizio e una data di fine!

Veniamo al 2° campanello d’allarme:

2) COSTO PER LE COPIE ECCEDENTI DI MOLTO SUPERIORE AL COSTO DELLE COPIE INCLUSE NEL CONTRATTO

Questo è un giochetto scorretto che molti fornitori di noleggio stampa praticano da anni e che non è mai passato di moda…

Vediamo cosa si sono inventanti in questo caso…

Soprattutto i primi anni in cui si proponevano le stampanti a noleggio, per invogliare i clienti a passare dalle macchine di proprietà a stampanti a noleggio proponevano ai clienti dei contratti di noleggio con delle rate molto basse lasciando però la maggior parte delle copie a consumo… che quindi verranno pagate a consuntivo quando il cliente effettivamente le ha già prodotte…

E fino a qui non ci sarebbe neanche nulla di particolarmente strano…

Il problema dove è nato?

Semplicemente in fase di presentazione i fornitori mostravano un costo pagina abbastanza competitivo per le copie che mettevano incluse nel “pacchetto copie garantito” cioè quelle copie che il cliente ha già incluso nella rata mensile,

ma lasciavano invece un costo copia per ogni pagina eccedente stampante molto elevato…

E quindi cosa succedeva?

Che il cliente dopo 3/6/12 mesi, a seconda di quando venivano fatturate le copie prodotte in eccedenza, si vedeva recapitare una fattura salatissima e inaspettata!

E’ successo anche a te?

Se la risposta è sì… ti comunico che non è colpa tua… e che ci sono rimasti fregati in moltissimi!

Oggi i clienti ormai sono più esperti sulle varie formule di noleggio e quindi queste situazioni sono più limitate, ma mi capita ancora spessissimo di trovare queste situazioni anche in clienti strutturati, che sperperano migliaia di euro per copie eccedenti pagate salatissime!

La cosa che devi fare subito è verificare quanto stai pagando le tue copie eccedenti e se la spesa per le eccedenze è totalmente sbilanciata rispetto alla rata che paghi mensilmente, forse è il caso di fare due chiacchiere con il tuo fornitore!!

Veniamo ora all’ultimo punto…

3) MACCHINE A NOLEGGIO CON CONTRATTI DIFFERENTI, CON COSTI COPIA DIFFERENTI E NON OTTIMIZZATI

Questo caso interessa forse a chi ha più di una macchina a noleggio in ufficio, magari contrattualizzata in due momenti differenti in quando le esigenze sono sorte in momenti diversi…

Anche qui facciamo un esempio:

Firmo un contratto di noleggio oggi per una stampante perché devo sostituire la mia che si è rotta, ma tra 3 anni, visto che ci ha abbandonato anche la stampante dell’amministrazione decido di inserire una nuova stampante anche lì sottoscrivendo un nuovo contratto…

E fino a qui nulla di strano…

Succede però che il mio fornitore mi proporne a distanza di 3 anni una macchina diversa (perché magari l’altra non era più neanche in commercio) con costi copia diversi, con costi mensili diversi..

E anche fino a qui nulla di strano…

Firmo il contratto e procedo con la seconda macchina!

Ecco però che dopo qualche mese noto che la macchina più vecchia, che ha costi di gestione e di stampa superiori, in quanto con il passare del tempo anche le macchine migliorano in efficienza… mi accorgo che dove ho la macchina vecchia stampo molto di più che dove ho messo la macchina nuova.

Questo cosa comporta?

Semplicemente che sto sprecando una marea di soldi… questa analisi il tuo fornitore te l’ha mai fatta?

Ti faccio un esempio reale che è successo a me recentemente:

Credi sia possibile risparmiare 1500 euro all’anno facendo una singola operazione di 1 minuto all’interno dell’ufficio?

Sì ti garantisco che è possibile..

è quello che ho fatto con un cliente a cui ho fatto una consulenza sui costi di stampa aziendali.

Attenzione… le macchine a noleggio non sono nostre, sono di un altro fornitore di noleggio che ha ancora dei contratti vincolanti in essere con il cliente:

Come puoi vedere qui sotto, tra le 6 macchine che il cliente ha a noleggio in azienda, ci sono questi 2 modelli

  • RICOH MPC3003
  • RICOH MPC305SPF

che sono posizionati in 2 uffici uno in vicino all’altro,

anali

analizzando i costi e i volumi ci siamo resi conto che su una macchina più piccola il cliente stampava 3 volte le copie colori mensili che invece stampava sulla macchina più performante inserita in un secondo momento!

E credimi il cliente non ne aveva la più pallida idea…

Se guardi il costo copia, la seconda macchina RICOH MPC305SPF,

quella dove stampava più colore,

è superiore del 30% alla prima RICOH MPC3003.

1° MACCHINA=             0,07              70 euro        per fare 1000 copie colore

2° MACCHINA=             0,1                 100 euro     per fare 1000 copie colore

E’ stato quindi sufficiente dare l’indicazione al cliente di scambiare fisicamente le 2 macchine per dare un risparmio incredibile fin da subito senza fare nessuna variazione contrattuale o cambio macchina.

E solo per questa operazione il cliente risparmia circa 1500 euro all’anno!

Incredibile vero?

E’ talmente banale che non ci aveva pensato nessuno, e nessuno ci avrebbe mai pensato se non noi dopo aver fatto un’attenta analisi dei costi e dei flussi di stampa del cliente.

O meglio… il suo fornitore ci aveva pensato fin da subito… ma ha reputato che un buon silenzio fosse la cosa migliore da fare!

Quindi cosa dovresti fare?

Semplice…

Verifica con attenzione dove stampi di più, e che quel punto dove hai il volume di stampa maggiore, sia effettivamente quello dove hai le condizioni economiche migliori!

4) STAMPANTI CON “PACCHETTI COPIE GARANTITE” SINGOLI, NON CUMULATIVI

La 4° situazione anche questa è molto frequente,
Capita per esempio di trovare contratti di stampanti a noleggio con pacchetti copie garantiti singoli, e non cumulativi per tutto il parco macchine!

Mi spiego Meglio…

Il pacchetto copie garantito è un determinato numero di copie che il fornitore include nella rata mensile al cliente, queste copie sono “in teoria” da scontare al cliente, in quanto vengono contrattualizzate per tutta la durata del noleggio e il cliente le pagherà sempre e comunque… 

Questa situazione si verifica solitamente quando si hanno a disposizione un minimo di dati sulla quale formulare la proposta.

Mettiamo che tu stampi di media 5000 copie mese, perché è stata fatta un’analisi dei volumi di stampa prodotti, oppure avevi già un noleggio quindi più o meno sai quello che normalmente stampi.

E’ buona abitudine inserire nella rata mensile circa il 50% delle copie che sei sicuro di stampare, così le pagherai spalmate mese con mese, le pagherai leggermente meno, e non ti roverai poi a pagare grosse cifre di copie eccedenti al trimestre/semestre/anno a seconda di quando avviene la fatturazione.

La situazione ideale è anche avere un monte pagina cumulativo per più stampanti,

facciamo un altro esempio:

STAMPANTE 1= Stampi circa 5.000 copie mese

STAMPANTE 2= Stampi circa 5.000 copie mese

TOTALE STAMPE MENSILI= Circa 10.000 copie mese

In questo caso la situazione è ideale, andrebbero inserite circa 5000 copie nel pacchetto garantito mese cosicché sei libero di stampare o su una macchina o sull’altra con un unico contatore, e questo può avvenire sia per macchine nello stesso ufficio, stesso stabile, ma anche in ufficio diversi, sedi diversi ecc..

Ad un mio cliente abbiamo per esempio fatto un contratto di noleggio con un monte pagine unico per 100 macchine, tutte diverse, sparse in tutta italia! questo per il cliente è veramente il massimo della semplicità e della trasparenza.

E’ come se tu dovessi percorrere 10.000 km in automobile, che tu li faccia in Panda o in Mercedes per noi non cambia assolutamente nulla!

Cosa fanno invece molto spesso i fornitori locali furbetti?

Quello che per esempio avevamo trovato da questo mio cliente… che aveva qualcosa come 30 contratti di noleggio stipulati in momenti diversi, su macchine diverse, con pacchetti copie garantite diversi…

La cosa curiosa è che per molti di questi pacchetti copie il cliente non stampava minimamente le copie incluse nella rata (quindi andava a pagare copie che in realtà non faceva…) e magari su un’altra macchina nello stesso ufficio andava a pagare moltissimo di copie eccedenti in quanto questa macchina non avevano nessuna copia inclusa nel pacchetto!

In questo modo pagava copie che non faceva e strapagava copie che non avrebbe mai dovuto pagare se le macchine avessero avuto un unico pacchetto copie cumulativo.

E’ importantissimo che le copie garantite siano cumulative per più macchine e non singole! in questo modo si ottimizza davvero la spesa per le stampe!

Questo però non sempre è possibile… se una macchina viene inserita 3 anni dopo un’altra, spesso non è possibile fare un pacchetto copie cumulativo… Ma non è così rilevante se i pacchetti copie sono ben tarati e bilanciati…

La cosa fondamentale è non avere pacchetti copie garantite sbilanciati con il rischio di andare a pagare copie non prodotte, per poi trovarsi invece a pagare fatture per copie eccedenti molto salate!

5) STAMPANTI CON “PACCHETTI COPIE” SOVRADIMENSIONATI

Quest’ultimo caso invece è proprio una chicca…

Spessissimo mi sono trovato ad analizzare insieme a clienti i loro contratti di noleggio attivi, e orgogliosi e soddisfatti mi dicevano:

“A ma io non sforo mai le copie del pacchetto mensile!!”

Come a lasciar intendere… sono bravo! il mio fornitore è bravo!
e l’abbiamo studiato bene il contratto!

Ebbene… questa è la cosa peggiore che ti può capitare…

Ragiona insieme a me:

Hai una stampante con cui normalmente fai sempre le nostre 5.000 copie mese, nel contratto il fornitore “brillante” te ne inserisce garantite 10.000 mese! 
E te la vende come… così sicuramente non sfori, non spendi di più, e sei sicuro di quello che spendi!

Bene… il tuo fornitore ha ragione!

Sei sicuro di quello che spendi…
ma sei sicuro anche di spendere di più di quello che in realtà dovresti!

Perché? Semplice…

Quelle 10.000 copie il fornitore te le quantifica e semplicemente inserisce il costo di quest’ultime nella tua rata mensile… se tu 5.000 di queste 10.000 garantite, non le fai, stai evidentemente pagando ogni mese 5.000 copie in più che in realtà non fai!

E’ semplicemente matematica, e il tuo fornitore non è un buon samaritano che te le regale 5.000 copie mese!

Perché se tu un giorno raddoppi per qualche motivo i volumi di stampa e le stampi veramente le 10.000 copie mese, stai tranquillo che il tuo fornitore non ci smena! quei costi lui giustamente li ha già calcolati e caricati nella tua rata mensile!

E ‘ per questo che è fondamentale che i pacchetti copie siano ben bilanciati e con un numero di copie inferiori a quelle realmente prodotte, non importa se di poco o del 50/60%… l’importante è che tu non stai pagando ogni mese copie che in realtà non stai facendo!

La cosa più corretta è quindi pagare copie eccedenti ma misurate!

Se non stai pagando nessun eccedenza al tuo fornitore di noleggio, significa che ogni mesi stai sprecando soldi in copie pagate ma non stampate!

Alla prossima!

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